Lista gości i RSVP: ilu gości naprawdę przyjdzie?

Zacznijcie od jednej wspólnej listy, a nie od dwóch osobnych od rodzin. Podzielcie gości na kręgi: najbliższa rodzina, dalsza rodzina, przyjaciele, znajomi i praca. Przy cięciach łatwiej wtedy zdecydować, który krąg zmniejszyć.

• Przy każdym gościu zapiszcie, z kim przychodzi (osoba towarzysząca, dzieci).
• Od razu zbierajcie kontakty — telefon lub e-mail przyda się do RSVP.
• Zaznaczcie gości z daleka, którym trzeba zapewnić nocleg.
• Zapisujcie diety i alergie, zanim sala zapyta o menu.

Te trzy grupy najczęściej rozjeżdżają budżet, bo łatwo je pominąć w pierwszej wersji listy. Zdecydujcie wcześnie i napiszcie jasno na zaproszeniu:

• Dzieci — czy zapraszacie wszystkie, tylko z najbliższej rodziny, czy wesele jest dla dorosłych. Dzieci zwykle mają tańsze menu, ale potrzebują miejsc przy stole.
• Osoby towarzyszące — imiennie, jeśli znacie partnera, albo „z osobą towarzyszącą”, jeśli nie. Bez tego część gości przyjdzie we dwoje, a część sama, i liczba się nie zepnie.
• Goście z daleka — ilu potrzebuje noclegu i czy go opłacacie. Ta liczba przyda się do rezerwacji pokoi z wyprzedzeniem.

Prawie nigdy nie przychodzą wszyscy. Część gości ma daleko, małe dzieci, inne plany albo kłopoty ze zdrowiem. Na etapie rezerwacji sali przyjmijcie, że przyjdzie około 80–90% zaproszonych — mniej, jeśli wielu gości mieszka daleko, więcej, jeśli to głównie bliska rodzina.

Sala potrzebuje ostatecznej liczby gości zwykle tydzień lub dwa przed weselem — termin znajdziecie w umowie. Termin RSVP ustawcie 4–6 tygodni przed weselem, żeby mieć czas na przypomnienia i plan stołów.

1. 1Wyślijcie zaproszenia z wyraźną datą odpowiedzi.
2. 2Tydzień przed terminem przypomnijcie się gościom, którzy nie odpowiedzieli.
3. 3Po terminie zadzwońcie tylko do tych, którzy nadal milczą.
4. 4Podajcie sali liczbę gości i diety w terminie z umowy.

Najwięcej czasu zabiera nie samo zaproszenie, tylko zbieranie odpowiedzi: telefony, wiadomości, kartki z notatkami. Prościej, gdy każdy gość odpowiada w jednym miejscu, a Wy widzicie wynik na bieżąco.

W Weselniku każdy gość dostaje osobisty link lub kod QR na zaproszeniu. Odpowiada bez zakładania konta: potwierdza przybycie, osobę towarzyszącą, dietę i nocleg. Odpowiedź od razu trafia na Waszą listę gości, a potem do planu stołów.